Cara Membuat Invoice yang Benar untuk Usaha Kecil
Panduan membuat invoice untuk UMKM dan freelancer: isi wajib invoice, format nomor, termin pembayaran, dan kesalahan yang sering membuat pembayaran telat.
Jawaban singkat
Invoice yang benar memuat identitas penjual dan pembeli, nomor invoice yang unik, tanggal terbit dan tanggal jatuh tempo, rincian barang atau jasa beserta harga, total tagihan, serta cara pembayaran. Semakin jelas invoice-nya, semakin kecil kemungkinan pelanggan menunda pembayaran karena bingung.
Apa itu invoice?
Invoice (dalam bahasa Indonesia sering disebut faktur penjualan atau nota tagihan) adalah dokumen yang dikirim penjual kepada pembeli untuk meminta pembayaran atas barang atau jasa yang sudah atau akan diberikan. Invoice berbeda dengan kuitansi: invoice meminta pembayaran, sedangkan kuitansi membuktikan pembayaran sudah diterima.
Isi wajib sebuah invoice
- Kata “Invoice” atau “Tagihan” di bagian atas, supaya jenis dokumennya jelas.
- Nama usaha, alamat, dan kontakmu. Tambahkan logo agar terlihat profesional.
- Nama dan kontak pelanggan yang ditagih.
- Nomor invoice yang unik dan berurutan.
- Tanggal terbit dan tanggal jatuh tempo.
- Rincian item: deskripsi, jumlah, harga satuan, dan subtotal per baris.
- Total tagihan, termasuk pajak atau diskon jika ada.
- Cara pembayaran: nomor rekening, QRIS, atau tautan pembayaran.
- Catatan tambahan bila perlu, misalnya ketentuan DP atau denda keterlambatan yang sudah disepakati.
Langkah membuat invoice
- Pastikan kesepakatan harga dan lingkup pekerjaan sudah jelas dengan pelanggan.
- Tentukan format nomor invoice, misalnya INV-2026-0001, lalu gunakan secara konsisten.
- Isi identitas usahamu dan identitas pelanggan.
- Tulis rincian barang atau jasa sejelas mungkin. Hindari deskripsi umum seperti “jasa” saja.
- Tentukan termin pembayaran, misalnya bayar saat diterima atau Net 14 (14 hari setelah terbit).
- Cantumkan cara pembayaran yang paling mudah untuk pelanggan.
- Periksa ulang nominal dan nama pelanggan, lalu kirim dalam bentuk PDF atau tautan.
- Catat invoice yang terkirim dan jadwalkan pengingat sebelum jatuh tempo.
Contoh format nomor invoice
Nomor invoice berguna untuk mencocokkan pembayaran dan pembukuan. Yang penting unik dan berurutan. Beberapa format yang umum:
| Format | Contoh | Cocok untuk |
|---|---|---|
| Berurutan sederhana | INV-0001 | Usaha dengan sedikit invoice |
| Tahun + urutan | INV-2026-0042 | Memudahkan rekap tahunan |
| Tahun + bulan + urutan | INV-202609-015 | Invoice dalam jumlah banyak per bulan |
| Kode pelanggan + urutan | SNJ-0007 | Klien tetap dengan banyak proyek |
Kesalahan yang membuat pembayaran telat
- Tidak mencantumkan tanggal jatuh tempo, sehingga pelanggan merasa tidak ada batas waktu.
- Nomor rekening atau nama penerima tidak jelas.
- Rincian item terlalu umum sehingga pelanggan perlu bertanya dulu sebelum membayar.
- Invoice dikirim terlambat, jauh setelah pekerjaan selesai.
- Tidak ada tindak lanjut setelah invoice dikirim.
Invoice untuk usaha yang sudah PKP
Jika usahamu sudah dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP), invoice biasa tidak menggantikan faktur pajak. Faktur pajak dibuat lewat sistem Direktorat Jenderal Pajak. Konsultasikan kewajiban pajakmu dengan konsultan pajak atau kantor pajak setempat.
Membuat invoice lebih cepat
Template Word atau Excel cukup untuk permulaan, tetapi nomor invoice mudah ganda dan status pembayaran sulit dipantau. Di Invominder, kamu bisa membuat invoice, mengunduh PDF-nya, dan membagikan tautan invoice yang bisa langsung dibayar pelanggan lewat QRIS, transfer bank, atau Midtrans. Paket Gratis mencakup 5 invoice per 30 hari.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apa saja isi invoice yang wajib ada?
Identitas penjual dan pembeli, nomor invoice, tanggal terbit, tanggal jatuh tempo, rincian barang atau jasa dengan harga, total tagihan, dan cara pembayaran.
Apakah invoice harus diberi meterai?
Invoice sebagai dokumen tagihan umumnya tidak memerlukan meterai. Bea meterai berlaku untuk dokumen tertentu, termasuk dokumen yang menyatakan penerimaan uang dengan nilai di atas Rp5.000.000, seperti kuitansi. Periksa ketentuan terbaru sesuai jenis dokumenmu.
Boleh membuat invoice dari HP?
Boleh. Yang penting isinya lengkap dan dikirim dalam format yang mudah dibuka pelanggan, seperti PDF atau tautan.