Invoice DP dan Pelunasan: Cara Membuat & Contohnya
Cara membuat invoice DP dan pelunasan untuk freelancer dan usaha jasa: besaran DP, penomoran, cara mengurangkan DP di invoice akhir, plus contoh hitungannya.
Jawaban singkat
Untuk transaksi bertahap, terbitkan dua invoice: invoice DP saat pekerjaan akan dimulai, dan invoice pelunasan saat pekerjaan selesai. Invoice pelunasan mencantumkan total harga penuh, mengurangkan DP yang sudah dibayar, dan hanya menagih sisanya. DP yang umum dipakai berkisar 30 sampai 50 persen dari total, sesuai kesepakatan dengan pelanggan, bukan aturan baku.
Kamu sepakat mengerjakan proyek senilai Rp10.000.000. Pelanggan bilang akan bayar setelah selesai. Dua minggu kemudian pekerjaan rampung, dan pembayaran baru datang sebulan setelahnya. Selama itu, biaya dan waktumu sudah keluar semua.
Pola invoice DP dan pelunasan dibuat untuk mencegah situasi ini. Pelanggan membayar sebagian di depan, sisanya setelah pekerjaan selesai. Panduan ini menjelaskan cara menyusun kedua invoice itu dengan benar.
Apa itu DP dan pelunasan
DP (down payment) atau uang muka adalah pembayaran awal sebelum pekerjaan dimulai. Fungsinya ganda: mengurangi risiko batal di tengah jalan, dan membiayai modal awal pekerjaan.
Pelunasan adalah pembayaran sisa setelah DP, biasanya ditagih saat pekerjaan selesai atau diserahkan.
Dua invoice terpisah lebih jelas daripada satu invoice yang dibayar dua kali. Setiap pembayaran punya nomor, tanggal jatuh tempo, dan bukti sendiri.
Berapa besar DP yang wajar
Tidak ada angka baku. Yang umum ditemui:
| Jenis pekerjaan | DP yang umum |
|---|---|
| Proyek jasa jangka pendek (desain, penulisan) | 30 sampai 50 persen |
| Pesanan barang custom | 50 persen, kadang lebih |
| Proyek besar bertahap | Beberapa termin, misalnya 30-40-30 |
Patokan yang membantu: DP sebaiknya menutup biaya yang harus kamu keluarkan sebelum pelanggan membayar apa pun. Kalau pekerjaanmu butuh membeli bahan, DP perlu cukup untuk itu.
Apa pun angkanya, tulis di kesepakatan sebelum pekerjaan dimulai, bukan setelah.
Isi invoice DP
Invoice DP isinya sama seperti invoice biasa, dengan beberapa penekanan:
- Judul yang jelas: "Invoice DP" atau "Invoice Uang Muka".
- Nama proyek atau pesanan yang dibayar.
- Total nilai proyek, besaran DP (persen dan nominal), dan sisa yang akan ditagih.
- Tanggal jatuh tempo DP. Pekerjaan baru dimulai setelah DP diterima.
- Cara bayar.
Isi invoice pelunasan
Di sinilah kesalahan paling sering muncul. Invoice pelunasan sebaiknya memuat:
- Rincian pekerjaan dan total harga penuh.
- DP yang sudah dibayar, dikurangkan, dengan merujuk nomor invoice DP-nya.
- Sisa yang harus dibayar.
- Tanggal jatuh tempo pelunasan.
Contoh hitungannya:
| Keterangan | Jumlah |
|---|---|
| Total proyek (desain identitas merek) | Rp10.000.000 |
| DP 40 persen, invoice INV-2026-0012 (sudah dibayar) | (Rp4.000.000) |
| Sisa yang harus dibayar | Rp6.000.000 |
Mencantumkan total penuh lalu mengurangkan DP membuat pelanggan melihat bahwa DP-nya tidak hilang. Itu menghindari pertanyaan "kemarin kan sudah bayar".
Penomoran invoice DP dan pelunasan
Pakai nomor yang berurutan dan mudah dilacak. Dua pola yang umum:
- Nomor terpisah: INV-2026-0012 untuk DP, INV-2026-0019 untuk pelunasan. Sederhana, tapi pastikan pelunasan merujuk nomor DP.
- Nomor dengan akhiran: INV-2026-0012-DP dan INV-2026-0012-PL. Lebih mudah dikenali sebagai pasangan.
Pilih satu, lalu konsisten.
Pesan penagihan DP dan pelunasan
Untuk DP:
Halo [Nama], terima kasih sudah mempercayakan [Nama Proyek] kepada [Nama Usaha]. Untuk mulai mengerjakan, mohon lakukan pembayaran DP sebesar [Nominal DP] paling lambat [Tanggal]. Tautan pembayaran: [Tautan Pembayaran]
Untuk pelunasan:
Halo [Nama], [Nama Proyek] sudah selesai dan siap diserahkan. Invoice pelunasan [Nomor Invoice] sebesar [Sisa Tagihan] (setelah dikurangi DP [Nominal DP]) jatuh tempo pada [Tanggal]. Tautan pembayaran: [Tautan Pembayaran]
Contoh pesan lain, termasuk pengingat saat telat, ada di contoh pesan menagih pembayaran via WhatsApp.
Kapan menyerahkan hasil pekerjaan
Tentukan di awal apakah hasil akhir diserahkan sebelum atau sesudah pelunasan. Dua opsi yang umum:
- Serahkan setelah pelunasan. Paling aman untuk penjual, cocok untuk file digital yang bisa dikirim begitu uang masuk.
- Serahkan dengan jatuh tempo Net 7 atau Net 14. Cocok untuk pelanggan korporasi yang prosesnya memang lebih lama. Arti Net 7, Net 14, dan Net 30 dijelaskan di panduan lain.
Soal pajak
DP bisa punya konsekuensi pajak, terutama jika usahamu berstatus Pengusaha Kena Pajak (PKP) atau pelangganmu memotong pajak atas pembayaran. Aturannya bergantung pada jenis usaha dan transaksi, jadi konsultasikan dengan konsultan pajak atau KPP sebelum menetapkan format invoice resmi. Perbedaan dokumen yang sering tertukar dibahas di perbedaan invoice, kuitansi, dan faktur pajak.
DP dan pelunasan di Invominder
Invominder mendukung penagihan DP dan pembayaran sebagian pada invoice, dengan tautan pembayaran dan pengingat untuk masing-masing. Dengan begitu invoice pelunasan tidak perlu dihitung ulang dari nol dan pengingatnya tidak bercampur dengan invoice DP.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apakah DP bisa dikembalikan kalau pelanggan membatalkan?
Itu tergantung kesepakatanmu. Tulis kebijakannya sebelum DP dibayar: apakah DP hangus, dikembalikan sebagian setelah dikurangi biaya yang sudah berjalan, atau dikembalikan penuh jika pembatalan terjadi sebelum pekerjaan dimulai.
Berapa persen DP untuk jasa freelance?
Kisaran 30 sampai 50 persen paling umum. Untuk proyek kecil dengan pelanggan baru, 50 persen wajar. Untuk pelanggan lama yang sudah dipercaya, 30 persen atau bahkan tanpa DP bisa disepakati.
Perlukah kuitansi untuk DP?
Invoice meminta pembayaran, sedangkan kuitansi membuktikan pembayaran sudah diterima. Setelah DP masuk, mengirim kuitansi atau konfirmasi pembayaran adalah praktik yang baik dan membantu pembukuan kedua pihak.
Boleh menagih lebih dari dua kali?
Boleh. Untuk proyek besar, bagi pembayaran menjadi beberapa termin yang terkait tonggak pekerjaan, misalnya 30 persen di awal, 40 persen saat draf selesai, dan 30 persen saat serah terima.
