Perbedaan Invoice, Kuitansi, dan Faktur Pajak
Apa bedanya invoice, kuitansi, dan faktur pajak? Penjelasan singkat fungsi, waktu penerbitan, dan siapa yang membuat masing-masing dokumen, lengkap dengan tabel perbandingan.
Jawaban singkat
Invoice adalah dokumen untuk meminta pembayaran dan dikirim sebelum pelanggan membayar. Kuitansi adalah bukti bahwa pembayaran sudah diterima dan dibuat setelah uang masuk. Faktur pajak adalah dokumen perpajakan yang wajib dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) sebagai bukti pungutan PPN.
Tabel perbandingan
| Invoice | Kuitansi | Faktur pajak | |
|---|---|---|---|
| Fungsi | Meminta pembayaran | Bukti pembayaran diterima | Bukti pungutan PPN |
| Kapan dibuat | Sebelum dibayar | Setelah dibayar | Saat penyerahan barang/jasa kena pajak |
| Siapa yang membuat | Penjual | Penerima uang | Penjual yang berstatus PKP |
| Wajib untuk semua usaha? | Tidak, tetapi sangat disarankan | Tidak, tetapi sering diminta pembeli | Hanya untuk PKP |
| Isi utama | Rincian tagihan, jatuh tempo, cara bayar | Nominal yang diterima, tanggal, tanda tangan | NPWP, DPP, PPN, sesuai format DJP |
Invoice: dokumen untuk menagih
Invoice dikirim ke pelanggan untuk memberi tahu berapa yang harus dibayar, untuk apa, kapan batasnya, dan bagaimana cara membayarnya. Invoice menjadi dasar pencatatan piutang: selama belum dibayar, invoice berstatus terbuka.
Kuitansi: bukti uang sudah diterima
Kuitansi dibuat setelah pembayaran masuk, sebagai tanda bahwa penjual sudah menerima uangnya. Kuitansi biasanya memuat nama pembayar, nominal dalam angka dan huruf, keterangan pembayaran, tanggal, dan tanda tangan penerima.
Menurut UU No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai, dokumen yang menyatakan penerimaan uang dengan nilai lebih dari Rp5.000.000 dikenai bea meterai Rp10.000. Kuitansi termasuk dokumen jenis ini.
Faktur pajak: dokumen perpajakan untuk PKP
Faktur pajak hanya dibuat oleh usaha yang sudah dikukuhkan sebagai PKP, saat menyerahkan barang atau jasa kena pajak. Faktur pajak dibuat lewat sistem Direktorat Jenderal Pajak dan tidak bisa digantikan oleh invoice biasa. Usaha yang belum PKP tidak membuat faktur pajak.
Urutan dokumen dalam satu transaksi
- Penjual mengirim invoice kepada pelanggan.
- Pelanggan membayar sesuai invoice.
- Penjual mengonfirmasi pembayaran dan, bila diminta, memberikan kuitansi atau bukti lunas.
- Jika penjual berstatus PKP, faktur pajak juga dibuat sesuai ketentuan perpajakan.
Di Invominder, invoice yang sudah dibayar berubah status menjadi lunas dan halaman invoice-nya bisa disimpan sebagai bukti pembayaran dalam bentuk PDF.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apakah invoice sama dengan nota?
Mirip. Di banyak usaha kecil, istilah nota tagihan dipakai untuk invoice. Namun nota kontan atau nota pembelian yang diberikan setelah membayar lebih mirip bukti pembayaran.
Apakah invoice bisa dipakai sebagai bukti pembayaran?
Invoice sendiri hanya bukti tagihan. Invoice yang sudah ditandai lunas, atau disertai kuitansi, baru bisa dipakai sebagai bukti bahwa pembayaran sudah diterima.
Usaha kecil yang belum PKP perlu faktur pajak?
Tidak. Faktur pajak hanya dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak. Usaha yang belum PKP cukup menerbitkan invoice dan, bila diminta, kuitansi.