Cara Mengelola Piutang Usaha UMKM agar Arus Kas Aman

Penjualan tinggi belum tentu berarti kas tebal. Banyak usaha kecil yang bulan ini omzetnya naik, tetapi tetap kesulitan membayar gaji, karena uangnya masih tertahan di pelanggan yang belum membayar. Uang yang tertahan itulah yang disebut piutang.

Panduan ini membahas cara mengelola piutang usaha dengan cara yang cukup sederhana untuk dikerjakan sendiri, bahkan hanya dengan spreadsheet.

Apa itu piutang usaha

Piutang usaha adalah tagihan atas barang atau jasa yang sudah kamu serahkan, tetapi belum dibayar pelanggan. Begitu invoice terbit dan pelanggan belum membayar, nilainya masuk piutang. Begitu dibayar, piutang itu hilang dan berubah menjadi kas.

Piutang bukan masalah. Memberi pelanggan waktu membayar adalah praktik bisnis yang wajar, dan sering kali syarat untuk menang dari pesaing. Yang jadi masalah adalah piutang yang tidak dipantau.

Langkah 1: catat semua tagihan di satu tempat

Tanpa catatan yang rapi, tidak ada yang bisa dikelola. Kamu butuh satu daftar yang berisi minimal:

• Nama pelanggan
• Nomor invoice
• Tanggal terbit dan tanggal jatuh tempo
• Nominal tagihan
• Jumlah yang sudah dibayar
• Status: belum jatuh tempo, jatuh tempo, atau telat

Spreadsheet sudah cukup untuk puluhan invoice. Setelah itu, tagihan yang tercecer di chat dan email jadi sulit dilacak, dan alat khusus mulai lebih efisien. Alasan memilih alat ada di memilih aplikasi invoice untuk UMKM.

Langkah 2: kelompokkan piutang berdasarkan umurnya

Piutang yang berumur 5 hari dan piutang yang berumur 80 hari adalah dua masalah yang berbeda. Kelompokkan berdasarkan berapa lama tagihan sudah terbit atau lewat jatuh tempo:

Tabel ini disebut umur piutang (aging). Semakin banyak nilai tagihan yang menumpuk di baris bawah, semakin besar kemungkinan uangnya tidak kembali utuh.

Langkah 3: ukur dengan DSO

DSO (days sales outstanding) menjawab satu pertanyaan: rata-rata berapa hari kamu menunggu uang sejak invoice terbit?

Rumusnya:

DSO = (piutang usaha ÷ penjualan kredit) × jumlah hari

Contohnya, dalam 30 hari kamu menerbitkan invoice senilai Rp60.000.000, dan di akhir bulan piutangmu Rp40.000.000:

DSO = (40.000.000 ÷ 60.000.000) × 30 = 20 hari

Artinya rata-rata kamu menunggu 20 hari. Kalau jatuh tempo yang kamu berikan adalah 14 hari, ada selisih 6 hari yang perlu dicari penyebabnya. Pantau angka ini setiap bulan. Arah tren lebih penting daripada angka tunggalnya.

Langkah 4: tetapkan kebijakan kredit

Aturan yang jelas mencegah banyak masalah di depan:

• Jatuh tempo standar, misalnya Net 14. Penjelasannya ada di arti Net 7, Net 14, dan Net 30.
• Batas kredit per pelanggan, yaitu total tagihan terbuka maksimum yang kamu izinkan sebelum pesanan baru ditahan.
• DP untuk pelanggan baru atau pesanan besar. Caranya ada di invoice DP dan pelunasan.
• Aturan setelah telat, misalnya pesanan baru ditunda sampai tagihan lama lunas.

Tulis kebijakan ini di syarat dan ketentuan atau di invoice, supaya pelanggan tahu sejak awal.

Langkah 5: tagih menurut jadwal, bukan menurut mood

Menagih saat ingat membuat hasilnya acak. Jadwal tetap membuat hasilnya bisa diprediksi:

1. 3 hari sebelum jatuh tempo: pengingat ramah.
2. Hari jatuh tempo: pengingat bahwa hari ini batas bayarnya.
3. 3 hari setelah: tanya apakah ada kendala.
4. 7 hari setelah: pengingat terakhir, lalu hubungi langsung.

Tahap-tahap ini bisa dijalankan manual atau otomatis. Cara menyetel yang otomatis ada di pengingat pembayaran otomatis WhatsApp, dan pendekatan untuk pelanggan yang sudah telat ada di cara menagih pelanggan yang telat bayar.

Langkah 6: mudahkan pelanggan membayar

Sebagian piutang menumpuk karena membayarnya merepotkan. Pelanggan harus meminta nomor rekening, mencari invoice di chat lama, atau menebak nominalnya. Beri satu tautan bayar di setiap invoice dan sebutkan metode yang diterima. Cara menerima pembayaran lewat QRIS dan transfer dibahas terpisah.

Rutinitas mingguan 15 menit

Kamu tidak perlu mengurus piutang setiap hari. Cukup satu kali seminggu:

1. Perbarui status pembayaran yang masuk.
2. Lihat daftar tagihan yang telat, urutkan dari yang tertua.
3. Hubungi langsung pelanggan yang sudah lewat 30 hari.
4. Periksa apakah ada pelanggan yang mendekati batas kreditnya.
5. Hitung DSO sekali sebulan dan bandingkan dengan bulan lalu.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa bedanya piutang usaha dan piutang tak tertagih?

Piutang usaha adalah tagihan yang masih diharapkan akan dibayar. Piutang tak tertagih adalah bagian dari piutang yang kamu nilai kecil kemungkinannya dibayar, misalnya karena pelanggan menghilang atau bangkrut. Cara mencatatnya secara akuntansi dan pajak sebaiknya dikonsultasikan dengan akuntan.

Berapa DSO yang dianggap sehat?

Tidak ada angka tunggal, karena tergantung industri dan jatuh tempo yang kamu berikan. Patokan sederhana: DSO yang mendekati jatuh tempo standarmu berarti penagihanmu berjalan baik. Jika DSO jauh lebih besar, ada pelanggan yang konsisten membayar telat.

Perlukah menghentikan pesanan pelanggan yang menunggak?

Pada umumnya ya, setidaknya sampai tagihan lama diselesaikan. Menerima pesanan baru dari pelanggan yang belum membayar hanya menambah piutang yang sudah berisiko.

Cukupkah spreadsheet untuk mengelola piutang?

Untuk puluhan invoice per bulan, cukup. Spreadsheet mulai merepotkan saat kamu perlu mengirim pengingat ke banyak pelanggan dengan tanggal jatuh tempo berbeda, atau saat pembayaran perlu dicocokkan dengan invoice satu per satu.